Formalités d'embauche
Petit rappel sur les formalités obligatoires en tant qu’employeur au moment de l’embauche d’un salarié, afin de ne pas risquer d’être accusé de travail dissimulé
Récapitulatif :
| Situations considérées comme étant du travail dissimulé | Solution pour éviter un redressement |
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Travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié = salarié ayant commencé à travailler alors que la DPAE n’a pas été faite. |
Télédéclarer la DPAE au plus tard la veille de l’embauche :
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| DPAE faite mais non suivi d’effet | Il faut envoyer un email à envoyer à l’URSSAF pour les informer de l’annulation de l’embauche. |
| Non-paiement des heures supplémentaires | Même si les heures supplémentaires sont exécutées à l’initiative des salariés sans autorisation de l’employeur, l’employeur doit les rémunérer avec la majoration correspondante (25% pour les 8 premières heures de la semaine et 50% au-delà). |
| Emploi irrégulier de travailleurs étrangers (sans titre de travail) | Beaucoup de faux-papiers circulent, l’employeur a la responsabilité de faire vérifier les titres de séjour ET cartes d’identité étrangères auprès de la préfecture de la ville (envoyer un mail à la préfecture préalablement à l’embauche suffit à faire cette demande de vérification).
Il est fortement recommandé par la gendarmerie de ne pas commencer à faire travailler un salarié tant que le titre de séjour ou que sa carte d’identité étrangère n’est pas vérifié(e). Des contrôles ont régulièrement lieu. |
| Travail dissimulé par dissimulation d’activité | Si vous exercez à but lucratif une activité et que :
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| Prêt illicite de main-d’œuvre | Définition : « opération à but lucratif ayant pour objet exclusif le prêt de main-d’œuvre ».
On considère que le prêt de main-d’œuvre a un caractère exclusif, dès lors que le seul et unique objet du contrat conclu entre deux entreprises est le prêt de main-d’œuvre. C’est ce qui permet de différencier le prêt de main-d’œuvre exclusif du contrat de sous-traitance ou de prestation de services. En effet, dans les contrats de sous-traitance ou de prestation de services le prêt de main-d’œuvre n’est qu’un des moyens permettant la réalisation de la prestation. Exceptions prévues expressément par la loi : travail temporaire, portage salarial, entreprises de travail à temps partagé, prêt de mannequins, prêt de sportifs, mise à disposition de salariés auprès d’un syndicat. |
| Cumul irrégulier d’emplois | Un salarié peut cumuler plusieurs emplois salariés dans la mesure où il ne dépasse pas, au titre de ces différents contrats de travail, les durées maximales du travail :
Il est de la responsabilité de l’employeur (ou des employeurs en cas d’emplois multiples) de s’assurer que leur salarié ne dépasse la durée maximale du travail (cumul des heures travaillées dans son entreprise + heures travaillées dans les autres entreprises). |
| Fausse déclaration pour obtenir des revenus de remplacement | Obligation de sincérité et de bonne foi requise dans le cadre du bénéfice d’un revenu de remplacement.
Dès lors, la fausse déclaration ou l’absence de déclaration ayant conduit à percevoir indument une allocation ou à majorer son montant sont qualifiées de fraude au revenu de remplacement. |
1. Risques :
Sanctions administratives :
- Suppression des aides publiques (exonérations de charges sociales ou des aides attachées au contrat d’apprentissage, par exemple), pendant 5 ans maximum
- Remboursement des aides publiques déjà perçues, sur les 12 derniers mois
- Exclusion des contrats publics pour une durée maximale de 6 mois
- Fermeture administrative temporaire (de 3 mois maximum), engagée par le préfet (ou le préfet de police à Paris), assortie éventuellement d’une saisie du matériel professionnel
Redressement de cotisations sociales :
- Suppression de la réduction sociale généralisée
- Redressement de cotisations sociales
/!\ En cas de nouvelle infraction pour travail dissimulé dans les 5 ans suivant une 1re constatation ayant donné lieu à redressement, une majoration a lieu dans la proportion suivante :
- 45 % si la majoration prononcée lors de la 1re constatation était de 25 %,
- 60 % si la majoration prononcée lors de la 1re constatation était de 40 %.
Sanctions pénales :
- 3 ans d’emprisonnement
- 45 000 € d’amende si l’employeur est une personne physique
- 225 000 € s’il s’agit d’une société.
Si le travail dissimulé concerne un mineur ou une personne vulnérable ou dépendante :
- jusqu’à 5 ans d’emprisonnement
- 75 000 € d’amende.
Pour le prêt de main d’œuvre illicite et le marchandage :
- jusqu’à 2 ans d’emprisonnement
- 30 000 € d’amende si l’employeur est une personne physique
- 150 000 € pour une société.
Pour le fait d’employer irrégulièrement des personnes étrangères :
- 5 ans d’emprisonnement
- 15 000 € d’amende par personne, portée à 75 000 € pour une société
- 10 ans d’emprisonnement et 100 000 € d’amende si infraction en bande organisée.
Pour la fausse déclaration pour obtenir des revenus de remplacement :
- suppression définitive de revenu de remplacement
- radiation allant de 6 à 12 mois
- poursuites pénales (peine d’emprisonnement et une amende de 30 000 euros).
Peines complémentaires :
En cas de condamnation, des peines complémentaires peuvent être prononcées :
- Interdiction d’exercer certaines activités professionnelles
- Exclusion des marchés publics (5 ans maximum)
- Confiscation d’objets ayant servi à commettre l’infraction ou qui ont été utilisés à cette occasion, et qui en sont le produit et appartiennent au condamné
- Affichage du jugement dans les journaux
- Diffusion de la décision pénale dans une liste noire sur le site internet du ministère du travail : la durée maximale de la diffusion de la décision sanctionnant le travail dissimulé ou l’emploi d’étrangers non autorisés à travailler est d’1 an. Pour les infractions de travail dissimulé commises sur mineurs ou sur des personnes vulnérables par exemple, la durée maximale de diffusion est de 2 ans.
- Interdiction des droits civiques, civils et de famille
- En détails :
Lors de l’embauche d’un salarié voici vos obligations :
Avant l’entrée en fonction :
Télédéclarer la DPAE :
- soit sur le site https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf
- soit en transmettant les informations nécessaires à notre service pour que nous nous en occupions.
DPAE = « déclaration préalable à l’embauche ». Elle permet d’informer l’URSSAF et l’ensemble des organismes sociaux (pôle emploi, etc) de l’embauche de cette personne.
Les informations nécessaires à la DPAE sont les suivantes :
- Nom et prénom du salarié
- Nom de jeune fille s’il s’agit d’une femme mariée
- Date de naissance
- Ville de naissance
- Nationalité
- Numéro de sécurité sociale
- Date de début de contrat
- Date de fin de contrat (si CDD)
- Durée de la période d’essai en jours calendaires
A noter : pour le secteur du BTP, vous devez commander, pour tous vos salariés se rendant sur des chantiers, une carte BTP sur le site https://www.cartebtp.fr/. Vos salariés doivent obligatoirement être en possession de cette carte (ou du récépissé de commande de la carte) lorsqu’ils se rendent sur un chantier.
- Dans les 48h suivant l’entrée en fonction
Remettre au salarié son contrat de travail :
La DPAE n’a pas la valeur d’un contrat de travail.
Il est obligatoire de signer avec le salarié un contrat de travail écrit.
Un salarié SANS contrat de travail écrit est considéré comme étant :
- en CDI
- à 35 heures par semaine,
- au salaire minimum conventionnel (SMC) correspondant à sa fonction,
- sans période d’essai.
Les salariés en CDD n’ayant pas signé leur contrat de travail dans le délai de 48h suivant leur embauche peuvent demander à l’employeur une indemnité équivalente à 1 mois de salaire.
Les salariés qui continuent de travailler après la date de fin prévue dans leur CDD sont considérés comme étant embauchés en CDI. Il est donc impératif de signer, AVANT la fin du CDD initial, un avenant de renouvellement du CDD prévoyant une nouvelle date de fin si vous ne souhaitez pas embaucher le salarié en CDI.
- C’est pourquoi nous demandons à recevoir les informations concernant vos nouvelles embauches au minimum 1 semaine avant l’entrée en fonction de votre nouveau salarié. Nous avons besoin de temps pour établir ces formalités et il vous faut également du temps pour relire et vérifier que le contrat de travail correspond au poste et à vos attentes.
Affilier le salarié à la mutuelle de l’entreprise :
En tant qu’employeur vous avez l’obligation de proposer l’affiliation au contrat de garantie frais de santé (mutuelle) souscrit par l’entreprise :
- à TOUS vos salariés
- dès leur embauche
- quel que soit le type de contrat de travail (CDI, CDD, apprenti, professionnalisation, etc)
- quel que soit la durée travaillée
Seuls les stagiaires sont exclus de cette obligation.
L’employeur a l’obligation de prendre en charge au minimum 50% de cette cotisation.
L’employeur doit rédiger et publier une décision unilatérale de l’employeur (DUE) pour informer les salariés des conditions du contrat de mutuelle souscrit par l’entreprise.
- Si vous n’avez pas encore souscrit de contrat : nous vous invitons à vous rapprocher soit de votre assureur habituel, soit de nos services, au plus vite afin d’en ouvrir un.
- Exception : Le salarié peut demander à être dispensé d’affiliation à la mutuelle mais que dans des cas limitativement énumérés par la loi ou par la DUE.
Il convient de faire signer au salarié un formulaire de demande de dispense et de le conserver comme preuve que vous avez bien respecté votre obligation de lui proposer d’affiliation à la mutuelle.
Dans les 3 mois suivant l’entrée en fonction :
Votre société doit être adhérante à une médecine du travail.
Dès l’embauche vous devez prendre rendez-vous avec la médecine du travail pour organiser une visite d’information et de prévention (VIP).
Exception n°1 : Vous pouvez être dispensé d’organiser cette visite si le salarié a bénéficié d’une visite médicale de ce type dans les 5 ans précédant son embauche et qu’il répond à ces 3 conditions cumulatives :
- il est appelé à occuper un emploi identique et présentant des risques d’exposition équivalents,
- la médecine du travail est en possession de la dernière attestation de suivi ou du dernier avis d’aptitude,
- aucune mesure individuelle (aménagement, transformation, adaptation du poste etc.), ou aucun avis d’inaptitude n’a été émis au cours des cinq dernières années (Article R.4624-15 du Code du travail).
Exception n°2 : Pour les saisonniers dont la durée du contrat de travail est inférieure à 45 jours de travail effectif, la visite n’est pas obligatoire.
- Attention : la VIP doit impérativement avoir lieu AVANT l’embauche pour certains salariés : les mineurs de moins de 18 ans et les travailleurs de nuit.