Encore moins d'entreprises soumises au système de caisse certifié

De nouveaux commentaires administratifs excluent de cette obligation récente les assujettis qui proposent d’être payés exclusivement par carte bancaire ou par virement. De plus, les systèmes qui génèrent concomitamment, automatiquement et obligatoirement une écriture comptable ne sont pas concernés.

Mieux vaut tard que jamais. Depuis le 1er janvier, certains assujettis à la TVA doivent détenir un logiciel ou système de caisse conforme à quatre conditions (inaltérabilité, sécurisation, conservation et archivage). Cela concerne grosso modo les personnes physiques ou morales, qu’il s’agisse de professionnels ou de particuliers, qui utilisent un tel équipement pour enregistrer les règlements, théoriquement par tous moyens de paiement (espèces, chèques, cartes bancaires, virements, etc.), de leurs clients particuliers reçus en contrepartie des livraisons de biens et des prestations de services effectuées. L’année dernière, le périmètre de ce dispositif avait été réduit notamment pour en exclure les auto-entrepreneurs qui bénéficient de la franchise en base de TVA — le sort des auto-entrepreneurs qui sortiraient de cette franchise n’est toutefois pas abordé explicitement — et pour centrer le dispositif sur les seules fonctions de caisse des logiciels.

Les automates comptables sont potentiellement exclus du dispositif

L’administration vient d’apporter de nouvelles précisions. Tout d’abord sur les équipements concernés qui doivent être conformes à cette règlementation. « Un logiciel ou système de caisse est un système informatique doté d’une fonctionnalité de caisse, laquelle consiste à mémoriser et à enregistrer extra-comptablement des paiements reçus en contrepartie d’une vente de marchandises ou de prestations de services c’est-à-dire que le paiement enregistré ne génère pas concomitamment, automatiquement et obligatoirement la passation d’une écriture comptable », développe le Bofip. Conséquence, « ne sont pas considérés comme enregistrés extra-comptablement, quel que soit le mode de paiement, les paiements pour lesquels le logiciel ou système déclenche obligatoirement, instantanément et automatiquement, sans intervention humaine, une écriture dans le système d’information comptable ». Cela revient à dire que les automates comptables sont, s’ils remplissent ces conditions (écriture générée automatiquement, concomitamment et obligatoirement), exclus du dispositif.

Les instruments de mesure réglementés sont concernés

Autre précision, les instruments de mesure réglementés, tels que les balances, les rampes de boissons automatisées, les automates de paiement ou encore les distributeurs automatiques de marchandises (boissons, gâteaux, etc.) sont concernés par cette obligation s’ils répondent à la définition du système de caisse — mais seule la fonctionnalité de caisse doit être certifiée. L’administration indique également que les terminaux de paiements seuls ou les prestataires de services de paiement sont exclus du dispositif.

Le sort des instruments de mesure réglementés : quelques exemples

• Un commerçant dispose d’une balance pour peser la marchandise qu’il vend au poids. Cette balance n’a pas de fonction de mémorisation des opérations relatives aux règlements de ses clients. Elle n’a pas à être certifiée.
• Une balance, munie d’un dispositif de mémorisation des règlements, dispose donc d’une fonctionnalité de caisse, et doit être certifiée. Il en est de même des balances connectées à un terminal point de vente ou des balances tactiles intégrées ou terminaux point de vente, qui intègrent à la fois une solution de pesage et d’encaissement.
• Un commerçant disposant d’une balance dotée de mémorisation enregistre les encaissements de ses clients dans une caisse enregistreuse non connectée à la balance. Seule la caisse doit être certifiée.
• Un commerçant qui dispose d’une balance, mais qui note sur un cahier les encaissements de ses seuls clients sans dispositif de caisse, n’entre pas dans le dispositif. Ce commerçant n’a pas, par ailleurs, d’obligation de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse.

Tolérance administrative

L’administration fiscale fait preuve d’une tolérance importante. « Lorsque tous les paiements reçus en contrepartie d’une vente ou d’une prestation de services sont réalisés avec l’intermédiation directe d’un établissement de crédit régi par les dispositions du titre Ier du livre V du code monétaire et financier (article L 511-1) auprès duquel l’administration peut exercer son droit de communication, l’assujetti est dispensé de l’obligation d’utiliser un logiciel ou système de caisse certifié ». Il en est de même en cas d’intermédiation directe d’un établissement bancaire établi au sein d’un pays de l’Union européenne soumis à l’obligation d’échange automatique d’informations en application de la directive 2011/16/UE. Ainsi, un site d’e-commerce qui propose exclusivement comme modes de paiement la carte bancaire ou le virement via un tel établissement bancaire est dispensé de l’obligation de faire certifier son système de caisse. Il en est de même pour les distributeurs d’essence.