Comment conserver les factures créées électroniquement et transmises par papier

L’administration fiscale apporte des précisions sur les nouvelles modalités de conservation applicables depuis le 1er juillet. Les entreprises doivent respecter les conditions de numérisation des factures papier.

Depuis le 1er juillet 2018, le double électronique n’existe plus. Cela concerne les factures de ventes créées sous forme informatique puis transmises sur support papier. Celles-ci sont considérées comme des factures papier et non pas comme des factures électroniques. Jusqu’au 30 juin, ces documents pouvaient être conservés sous format dématérialisé dans des conditions spécifiques. Via la création d’un fichier transcrivant le contenu, la mise en forme, et la représentation graphique des factures créées informatiquement, et avec l’exigence d’une reproduction fidèle et durable. Cette tolérance n’est plus admise par l’administration fiscale.

Copie conforme en image et en contenu

Désormais, la conservation sur support informatique ne sera possible qu’en respectant les modalités « classiques » de numérisation des factures papier (article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales). Quelles sont ces exigences ? Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique doit être réalisé dans des conditions garantissant leur « reproduction à l’identique ». Le document ainsi dématérialisé doit être la copie conforme à l’original « en image et en contenu ». Les dispositifs de traitements sur l’image sont donc interdits. L’administration fiscale a apporté des précisions, en mars dernier, pour la numérisation des couleurs.

Ensuite, chaque facture numérisée doit être conservée sous format PDF ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) et assortie d’un certain nombre de mentions : un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, « au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile » ; une empreinte numérique ; une signature électronique fondée sur un certificat conforme, « au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile » ; ou de « tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL) », détaille l’article A. 102 B-2 du LPF. Et chaque fichier est horodaté.

Choix

Depuis le 1er juillet, les entreprises ont le choix entre deux options pour conserver de façon dématérialisée des factures de vente conçues informatiquement et adressées par papier, indique l’administration fiscale dans de nouveaux commentaires au Bofip. Elles peuvent tout d’abord imprimer les exemplaires papier des documents, puis les numériser conformément aux exigences de l’article A. 102 B-2 du LPF. Seconde possibilité : sécuriser les fichiers des factures qui ont été conservés sous format PDF ou PDF A3, selon les mêmes exigences du LPF, « en garantissant la reproduction à l’identique et imprimer ces fichiers pour adresser l’original papier de la facture de vente ».

Les entreprises peuvent également toujours choisir de conserver les factures sous forme papier. Elles conservent alors un double papier du document transmis, « ce qui suppose l’impression de deux documents : l’original de la facture destiné au client et son double papier qui doit être archivé par le fournisseur ».

Pour rappel, la durée légale de conservation des factures est de six ans.